はじめに

◇第1回目(委員全体会)の集まりには出席しましょう

自己紹介や連絡先の交換などがあります。
正・副決めや、前年度の委員さんからわかりやすく、お仕事の説明や引継ぎがあります。

◇定期総会へ参加しましょう

前年度の役員・委員さん達が、一年間の活動を報告します。
PTA全体の活動や、会費の収支決算がより詳しくわかります。

◇常任委員会ってなあに？

総会に次ぐPTA活動の議決機関です。
定期的に常任委員さん(各学級代表1名以上、ひまわり学級1名以上、各専門部正・副部長)が集まり今やっている活動などの情報を共有します。
色々な役員さんが集まるので、今どんなことをしているのかがよくわかります。

常任委員会について

◇常任委員会は総会に次ぐPTA活動の議決機関です

常任委員は議決権を持つ各学級代表1名以上、ひまわり学級1名以上、各専門部の正・副部長で構成されています。
報告事項のある時は、実行委員も出席します。

・活動報告やその他議案を話し合います。
・必ずしも正・副部長や委員長が出なくても構いません。

取り組んでいる内容の説明や、常任委員の引き継ぎがあれば、どなたが出席されても大丈夫です。
ただし、議決権のある方の欠席(または代理出席の場合)には、委任状が必要です。

委任状について

◇常任委員会欠席に際し、委任状提出が必要となるのは、次の場合です

・6年生学級代表
同じクラスの2名とも欠席の場合、どちらか1人の委任状を提出する。
(議決権は各クラスに1つ)

・6年生以外の学級代表
欠席の場合は、各自提出する。
(議決権は各クラスに1つ)

・専門部の部長および副部長
欠席の場合は、各自提出する。
(議決権は正副それぞれに1つずつ)

※本部役員及び委員には議決権がないため委任状の提出は不要です。

◇委任状の提出方法

常任委員会に出席される方に預けて常任委員会開始前には本部に届くよう提出してください。

※当日急用で欠席される場合は、メールで必ず本部までご連絡ください。

学校内施設の利用申込みについて

・部会、委員会、学年行事等で学校内の施設を利用する際、利用日時を下記に申し込んで下さい。
・使用前後には職員室にひとこと声を掛けてください。

◇地域交流室

平日午前：予約システム

上記以外：その他の学校内施設と同様

◇その他の学校内施設(校庭・各教室・ランチルーム・体育館等)

申込先
　副校長先生
申込方法
　1.学校施設使用予定表で空き状況を確認(事務室前)
　2.施設使用届け提出
　3.副校長先生ご了承後、学校施設使用予定表に記入

※ランチルーム使用の際は最初に栄養士の先生に確認
※平日、休日(土日祝、春夏冬休み)全て申込が必要

地域交流室その他学校内施設使用の際は

◇戸締り、各スイッチの確認！

・地域交流室は通常、施錠してあります。
鍵は職員室にありますので、紛失防止の為、必ず職員室に戻してから会議を始めてください。

・最後には片付けをして、戸締りや各スイッチ(電気、エアコン、印刷機、コピー機)の切り忘れが無いか確認してください。

◇ゴミは必ず持ち帰ってください

印刷等で出たゴミは職員室前のストックヤード、マスターは、学校の印刷室の「排マスター用ボックス」にお願いします。

※お弁当やお菓子の袋等のごみはお持ち帰りください。

◇シュレッダーの使用注意

ストックヤードのシュレッダーを学校よりお借りすることができます。
使用後は簡単に周囲の清掃をお願いします。

◇キャビネットの使い方

・委任状、施設使用届け等の用紙が足りなくなりましたら、こちらからお使いください。
・学校へ届いた郵便物、出欠票等、各部のキャビネットに入っている場合があります。
毎回確認してください。
・使用禁止プレートやクラスプレート、雑貨等もこちらにあります。

◇地域交流室の事務用品について

・地域交流室の事務用品・消耗品で間に合うものは、改めて購入せずにご利用ください。
・足りないものやたくさん使う予定のあるものは本部会計(kaikei@machi1pta.com)までお知らせください。

※学年行事などで地域交流室のものを持ち出す場合は、必ず貸出ノートに記入してください。
※コピー用紙や封筒等、大量に使用し極端に在庫が少なくなりそうな場合は、事前に本部会計(kaikei@machi1pta.com)までお知らせください。

◇PTAポロシャツの使用について(下記の手順にてご利用ください)

地域交流室にて貸出ノートに必要事項を記入の上、代表者がまとめて借り、使用後は、洗濯(乾燥機不可)をして速やかに地域交流室に返却してください。
返却日をノートに記入するのを忘れないようにお願い致します。

◇気持ちよく使いましょう

入口近くのロッカーに掃除道具があります。
使ったあとの清掃にご協力お願い致します。

原稿を作る際の注意点

◇原稿のサイズ

印刷用紙はA4・B4・B5サイズを用意しています。
B6サイズ原稿は製版時に2面・4面で印刷していただき、裁断機で大きさを調整してください。

◇原稿のつくり方について

原稿のチェックについて

印刷の前には必ず本部・学校の原稿のチェックを受けてください。

◇原稿チェック手順

①チェック期限を切って会長・副会長アドレス(kaichou-fuku@machi1pta.com)に原稿をメールで送信してください。
②副会長→会長がチェックし、送信者にご連絡致します。
③原稿をプリントアウトし、副校長先生に提出・承認をいただいてください。

※学年や学級単位で配布する印刷物については上記の作業前に学年主任の先生へ提出・承認をいただいてから通常の原稿チェックの手順を行ってください。

印刷機とプリンターについて

※学校の印刷室には原則的に立ち入らないようお願いします。(マスターの破棄のみ)

・印刷は地域交流室の印刷機、またはプリンターでのコピーを使用してください。
・印刷機はコピー機とは違い“原稿を製版する”という工程があります。“製版する”のが「マスター」で、ガリ版やシルクスクリーンの原理と同じです。たくさんの印刷をすることに向く機械です。
・マスターが溜まったとき、紙が詰まった時など画面に指示が出ます。困ったときは印刷機・プリンターそれぞれの近くに説明書がありますのでご覧下さい。
・2ページ以上の原稿を印刷する際は紙の節約のため、なるべく両面印刷をお願いします。
・印刷機は製版時のプリントが薄く出る場合があります。数枚プリントすると濃くなりますので、再製版せずに試しプリントしてください。
・プリンターのカートリッジの交換サインが出たら新しい物と交換し本部までメールでお知らせください。

！故障かなと思ったら”いつから””どのような状態か”を本部までお知らせください！

配布物について

・配布用のクリアファイル(食器棚ガラス扉内・透明が家庭数、色付きが児童数)にクラスごとに挟んで、職員室前にある配布ボックスへ入れてください。
・先生方への配布書類は副校長先生にお渡しするか、副校長先生不在の場合は近くの先生に声をかけてお渡しください。
・印刷物は本部資料として残すので、1部をP室棚の「本部全ての印刷物」ファイルに入れてください。

パソコンの使用注意

・パソコンはPTA活動に必要な書類の作成を使用目的としております。
それ以外での使用や、私的な使用は禁止いたします。
・作成したデータはパソコンには残さず、USB等に保存して各自お持ち帰り下さい。

※パスワードはパソコン本体に貼られており、電源コードは机の中に入れてあります。
※破損や紛失を防ぐ為、設置場所から移動させて使用しないようにお願いします。

PTA保険について

・PTA会員は、保険に加入しており、PTA主催行事でのケガ等は、補償されます。
(団体傷害保険と賠償責任保険に加入しています。)

被保険者は・・・
①PTA会員およびその学校に通学される児童・生徒の方
②PTA会員の同居のご親族の方
③PTA行事への参加が事前にPTAより認められている方
(PTA行事に参加するボランティアや付き添いの方等)

・行事の開催予定が決まったら、保険申請のため年間活動計画をPTA本部に提出して下さい。
・行事開催時には、名簿の作成をし、緊急時には連絡がとれるようにして下さい。
・事故等により保険申請の必要が生じた際には、副校長先生だけでなく本部までメールで連絡し、当事者のお名前と連絡先を伝えて下さい。

※保険担当者から保険会社に報告し、保険会社から直接当事者へ連絡がいきます。

活動費について

活動費を管理する会計担当者又はそれに代わる方を1名決めてください。

・「支払票」「出納記録用紙」への記入。
・中間決算(年度の中間期までの収支の報告)。
・予算委員会(2月予定)への出席をお願いします。
・活動費の受け取り、全活動が終了した後に活動費の精算。

※活動費受け渡しの際に、詳しい用紙の記入方法をお知らせいたします。

◇活動費の使い方について

・活動費は皆様からのPTA会費ですので、有効に、多くのPTA会員が関わる活動の費用に使用してください。
・活動費として認められるかどうか迷う場合には、事前に本部会計にご相談ください。
・活動費を使用する際には、領収証をもらってください。無い場合は活動費からは出せません。
・家庭でのコピー、プリント、インク代は活動費の支払いは認められません。
・電話およびFAX代は、通信費として委員全体に配布されますので、活動費からの支払いは認められません。
(コンビニ等でコピーした場合は領収証をもらってください。活動費として認められます。)

◇領収書について

・宛名は「町田第一小学校PTA」とし、領収の認印をもらってください。
(宛名・押印の無いものは認められません。)
・但し書きも必ず記入してください。お品代は不可です。

※インターネット等で購入した場合、上記通りに領収書が発行されない場合がありますので、その際は事前に本部会計にご相談ください。